Jak vybrat DMC v Praze: 10 otázek, na které se zeptat před podpisem smlouvy

Když vybíráte DMC (destination management company) v Praze, vybíráte lidi, kteří se o vaše klienty postarají ve chvíli, kdy u toho nebudete. Cena je důležitá, skutečné rozdíly se ale ukážou až v den programu: autobus, který čeká na správném místě, průvodce, který udrží pozornost čtyřicetičlenné skupiny, restaurace, která usadí všechny pohromadě, a telefon, který někdo zvedne i pozdě večer. Díky těmto deseti otázkám to zjistíte ještě před podpisem smlouvy.

1. Jaký máte právní status a kdo je smluvní stranou u jednotlivých služeb?

V Česku smí cestovní kancelář (touroperátor) pořádat a prodávat zájezdy a musí být pojištěná pro případ úpadku. Cestovní agentura zajišťuje jednotlivé služby cestovního ruchu a zájezd smí prodat jen jménem cestovní kanceláře. Pokud cestu jako zahraniční touroperátor pořádáte vy, dodává vám pražský partner služby na místě. Zeptejte se na název společnosti, IČO a živnostenská oprávnění a ověřte si je ve veřejných rejstřících. Z nabídky by mělo být jasné, kdo kterou službu poskytuje.

2. Které služby poskytujete sami a na které máte subdodavatele?

Žádná DMC nevlastní všechny autobusy, prostory a hotely. Důležité je, aby váš partner přesně věděl, kdo bude vaši skupinu vozit, provázet a obsluhovat, a aby za tyto lidi převzal odpovědnost. Zeptejte se, kdo jsou dopravci a průvodci, jak dlouho s nimi DMC spolupracuje a co se stane, když některý dodavatel v den programu selže.

3. Mají vaši průvodci kvalifikaci a zkušenosti se skupinami, jako je ta naše?

Od roku 2021 musí mít každý, kdo v Česku provází za úplatu, Český národní průkaz průvodce. Jeho vyšší stupeň vyžaduje uznanou kvalifikaci, například zkoušku Průvodce Prahou, kterou pořádá Prague City Tourism. Kromě průkazu se ptejte na zkušenosti: školní skupina, incentivní skupina a oficiální delegace potřebují od průvodce různé dovednosti. U velkých skupin se zeptejte, kolik hostů připadá na jednoho průvodce a zda budou k dispozici rádiové soupravy se sluchátky. Jak k jednotlivým skupinám vybíráme průvodce, vysvětlujeme na stránce o soukromých průvodcích s licencí.

4. Jak sestavujete nabídku?

Dobrá nabídka je položková. Uvádí, co je v ceně a co ne, jak dlouho ceny platí, v jaké měně jsou a za jakých podmínek se jednotlivé služby poskytují. Zeptejte se, zda jsou ceny netto, nebo provizní, a jak je v nabídce uvedena DPH: na služby cestovního ruchu v Evropské unii se může vztahovat zvláštní režim zdanění marže pro cestovní služby, který ovlivňuje, jak se DPH na fakturách zobrazuje.

5. Jaké máte platební a storno podmínky?

Zálohy, termíny doplatků a storno lhůty by měly odpovídat podmínkám hotelů a prostor, které za nimi stojí. Požádejte o harmonogram s termíny uvolnění hotelových pokojů, pravidly pro snížení počtu osob a storno poplatky u každé služby, aby vás nic nepřekvapilo, až se počet účastníků změní.

6. Jak pracujete s hotelovými bloky?

Hotely skupinám obvykle nabízejí kontingent pokojů (allotment) s termínem uvolnění (release date), po kterém se neprodané pokoje vracejí hotelu. Zeptejte se, jak DMC kontingenty vyjednává, dokdy je třeba poslat rooming list, jak řeší změny na poslední chvíli a zda může autobus zastavit přímo u vchodu do hotelu. Jak postupujeme my, popisujeme na stránce rezervace hotelů v Praze.

7. Jak plánujete autobusy v historickém centru?

Autobusy s turistickými skupinami nesmějí do historického centra Prahy. Vysazovat a nabírat cestující smějí jen na vyhrazených zastávkách, a to nejvýše 15 minut, a mezitím čekají na vyhrazených parkovištích pro autobusy. Nejvhodnější zastávka přitom často není ta nejbližší. Zeptejte se, jak DMC plánuje zastávky, parkování a časy na každý den, jak dlouho se jde od autobusu k památkám a jaké má řešení pro hosty, kteří delší chůzi nezvládnou. Náš přístup popisujeme na stránkách logistika pro skupiny a auto s řidičem a pronájem autobusu.

8. Kdo se o skupinu postará na místě?

Zeptejte se, jak se jmenuje člověk z provozu, který bude mít váš program na starosti, jak ho zastihne vedoucí skupiny a zda někdo odpoví i večer a o víkendu. Požádejte o příklad problému, který DMC vyřešila přímo v den programu: zpožděný let, zavřená památka, host, který onemocněl. Odpověď vám řekne víc než jakákoli brožura.

9. Můžete doložit reference a vzorový provozní plán?

DMC, která je zvyklá pracovat se zahraničními partnery, vám může ukázat reference z podobných programů i anonymizovaný provozní plán: harmonogram den po dni s časy, přesuny vozidel, rozpisem průvodců a rezervacemi restaurací. Je-li plán přehledný, obvykle je hladký i samotný průběh.

10. Jak nakládáte s osobními údaji a jak je rozdělena odpovědnost?

Rooming listy, údaje z pasů a informace o stravovacích požadavcích jsou osobní údaje. Zeptejte se, jak je DMC podle GDPR ukládá a s kým je sdílí, jaké má pojištění a jak je rozdělena odpovědnost mezi vás, DMC a dodavatele, když se něco pokazí.

Varovné signály

• Jedna celková cena bez rozpisu jednotlivých služeb.
• Neurčité odpovědi na otázku, kdo bude provázet a kdo řídit.
• Žádné písemné potvrzení jednotlivých služeb.
• Tlak na zaplacení celé částky dlouho před cestou bez jasného důvodu.
• Žádná jmenovitá kontaktní osoba pro dny programu.

Jak spolupracujeme s partnery

Pro cestovní kanceláře, cestovní agentury a organizátory akcí zajišťujeme služby na místě v Praze a v Česku: transfery a autobusy, hotely, průvodce s licencí, prostory, restaurace a vstupenky, to vše v jedné položkové nabídce a s jednou kontaktní osobou pro celý průběh programu. Přečtěte si, jak pracujeme jako DMC pro Prahu a jako vaše incomingová agentura, nebo nám pošlete zadání přes stránku Pro partnery.