Program pro zahraniční partnery a delegace v Praze: jak ho naplánovat

Návštěva zahraničních partnerů nebo oficiální delegace je pro firmu, univerzitu i úřad vizitkou. Hosté si z Prahy neodvezou jen výsledek jednání, ale také dojem z toho, jak je někdo přivítal na letišti, kde bydleli a jak proběhla společná večeře. Dobrá zpráva: dá se to naplánovat. Tady je postup, který používáme při přípravě programů pro zahraniční hosty.

1. Začněte pevnými body

Než začnete vybírat restaurace, sepište všechno, co se nemění:

• termíny a místa jednání,
• lety nebo jiné spoje hostů, včetně časů příletu a odletu,
• počet hostů a jejich role, tedy kdo vede delegaci a kdo je doprovod,
• kdo je na vaší straně hostitelem a kdo bude s hosty v každodenním kontaktu.

Z těchto bodů vznikne kostra programu. Všechno ostatní, tedy doprava, prohlídky a večeře, se skládá kolem ní. Kostru si nechte od hostů nebo jejich kanceláře potvrdit dřív, než začnete rezervovat. U oficiálních návštěv se zároveň zeptejte na protokolární požadavky, například na pořadí při uvítání, zasedací pořádek nebo bezpečnostní doprovod.

2. Přílet: první dojem vzniká na letišti

Letiště Václava Havla je od centra vzdálené asi 17 km a cesta autem trvá podle provozu obvykle 25 až 45 minut. Lety ze zemí mimo schengenský prostor přilétají do Terminálu 1, lety ze schengenských zemí do Terminálu 2. Ověřte si to u každého letu, protože členové větší delegace mohou přiletět do obou terminálů.

Pro delegaci doporučujeme přivítání přímo v příletové hale. Řidič nebo náš zástupce čeká s cedulkou se jménem, let sledujeme a po přistání čekáme 60 minut zdarma. Jméno řidiče a přesné místo setkání posíláme 24 hodin předem, takže je můžete předat hostům. Pokud hosté přilétají různými lety, plánujte vozidla podle letů, ne jen podle počtu lidí. Podrobnosti rozebíráme v článku Transfer z letiště Praha pro skupiny.

3. Hotel a doprava mezi schůzkami

Hotel vybírejte podle místa jednání, ne jen podle počtu hvězdiček. Pokud jednáte v kancelářské čtvrti mimo centrum, bývá pohodlnější hotel v její blízkosti a do centra jezdit až večer. Celou delegaci ubytujte pokud možno v jednom hotelu, aby se ráno nikdo nemusel hledat, a pro vedoucího delegace zvažte vyšší kategorii pokoje.

Na dny jednání se vyplatí auto s řidičem k dispozici. Hosté se nemusí starat o taxi, řidič čeká na domluveném místě a zvládne i změnu v poslední chvíli. U větších delegací počítejte s tím, že autobus pro skupiny nesmí do historického centra. Vysazovat a nabírat cestující smí jen na vyhrazených zastávkách, nejvýše 15 minut, a mezitím čeká na parkovišti pro autobusy. Do programu proto patří i krátké přesuny pěšky.

4. Doprovodný program: méně je více

Nejčastější chybou je přeplněný program. Po celém dni jednání hosté nestojí o další náročný maraton. Osvědčilo se nám:

• Jeden kulturní blok denně. Například soukromá prohlídka Pražského hradu a Starého Města trvá tři hodiny a vede převážně z kopce.
• Auto tam, kde je málo času. Prohlídka Prahy s autem a průvodcem ukáže hlavní místa s minimem chůze.
• Večer u vody. Procházka za soumraku a plavba po Vltavě jsou příjemným zakončením dne.
• Výlet na volný den. Pokud delegace zůstává přes víkend, nabídněte výlet mimo Prahu. Tipy najdete v článku Výlety z Prahy pro zahraniční hosty.

Myslete i na to, co hosty opravdu zajímá. Technická delegace ocení jiný program než zástupci městské samosprávy nebo akademici. Pokud to nevíte, zeptejte se jejich kanceláře předem. Pozor také na otevírací dny: například objekty Židovského muzea jsou v sobotu a o židovských svátcích zavřené.

5. Společná večeře

Večeře bývá nejdůležitější společenskou částí návštěvy. Při výběru restaurace zvažte:

• soukromí: salonek nebo samostatnou místnost, kde se dá v klidu mluvit a pronést přípitek,
• jídlo: pevné menu dohodnuté předem je rychlejší a jistější než výběr z jídelního lístku,
• diety a zvyklosti: vegetariánskou stravu, náboženská omezení, alergie a to, zda hosté pijí alkohol,
• zasedací pořádek: u oficiálních návštěv ho připravte předem,
• odvoz: auto nebo autobus zpět do hotelu hned po skončení večeře.

Stravovací požadavky sbírejte už spolu s údaji o letech, ať je máte včas a restaurace se může připravit. Večeři naplánujte tak, aby hosté po náročném dni nemuseli spěchat, a počítejte s tím, že slavnostní večeře o několika chodech trvá déle než běžná návštěva restaurace.

6. Jazyk a průvodci

Průvodce pro delegaci by měl mít Český národní průkaz průvodce, který je pro placené provázení v Česku povinný od roku 2021, a zkušenosti s oficiálními návštěvami. Průvodci pracují v angličtině, španělštině a turečtině a podle dostupnosti i v dalších jazycích, proto jazyk řešte hned na začátku a potvrďte ho pro konkrétní termín. Myslete na rozdíl mezi průvodcem a tlumočníkem: průvodce vypráví o městě, odborné jednání ale obvykle potřebuje tlumočníka.

7. Rezervy a plán B

Do programu zabudujte časové rezervy. Jednání se protahují, lety mají zpoždění a déšť změní procházku v přejezd autem. Pro každý den si připravte kratší variantu a mějte po ruce člověka, který změny zařídí. U nás je to jeden koordinátor pro celou návštěvu.

8. Drobnosti, které dělají dojem

• Program na jedné stránce. Časy, místa, jména kontaktních osob a adresa hotelu v jazyce, kterému hosté rozumějí. Pošlete ho předem a nechte ho připravit i na recepci hotelu.
• Kontakt pro nečekané situace. Hosté by měli vědět, komu napsat, když se zpozdí let nebo se ztratí zavazadlo.
• Čas na odpočinek. Po nočním letu nebo dlouhé cestě naplánujte první den volněji.
• Malý dárek s vazbou na Česko. Důležitější než hodnota je příběh, třeba kniha o Praze nebo české sklo.
• Fotografie. Pokud chcete z návštěvy fotky, určete, kdo bude fotit, a předem se zeptejte hostů, zda s tím souhlasí.

Ukázka: tři dny s delegací

• Den 1: přivítání na letišti a transfer do hotelu, odpoledne volno nebo první schůzka, večer společná večeře v restauraci se salonkem.
• Den 2: dopoledne jednání, pracovní oběd, odpoledne tříhodinová prohlídka Pražského hradu a Starého Města, večer plavba po Vltavě s večeří.
• Den 3: závěrečná schůzka a transfer na letiště podle času odletu.

Jak pomůžeme

Jsme pražská cestovní agentura a pro firmy a instituce zajišťujeme jednotlivé služby pro zahraniční hosty: transfery, hotely, auta s řidičem, průvodce s licencí, restaurace i vstupenky. Každou položku uvidíte zvlášť v jedné položkové nabídce a během návštěvy máte jeden kontakt. Jak s delegacemi pracujeme, popisujeme na stránce program pro zahraniční delegace.