Incomingová agentura: co dělá a kdy ji potřebujete

Když k vám do Prahy přijede obchodní partner, delegace ze zahraničí nebo skupina klientů, stojí za jejich pobytem desítky drobných úkolů. Kdo je vyzvedne na letišti? Kde budou spát? Kdo je provede Pražským hradem, kde se najedí a jak se v deset večer dostanou zpět do hotelu? Právě tohle je práce incomingové agentury. V článku vysvětlujeme, co přesně dělá, pro koho pracuje, čím se liší od DMC a od cestovní kanceláře a kdy se vám vyplatí ji oslovit.

Co znamená incoming

V cestovním ruchu se rozlišují dva směry. Outgoing, česky výjezdový cestovní ruch, jsou cesty z Česka do zahraničí: dovolená u moře, poznávací cesta po Itálii, lyžování v Alpách. Incoming, česky příjezdový cestovní ruch, je opačný směr: lidé ze zahraničí, kteří přijíždějí do Česka.

Incomingová agentura tedy stojí na straně cíle cesty. Zná místní hotely, dopravce, průvodce, restaurace a prostory pro akce, ví, jak funguje město, a hosty přebírá ve chvíli, kdy přistanou. V angličtině se pro podobnou roli používají také výrazy ground handler nebo receptive operator.

Co incomingová agentura zajišťuje

Rozsah služeb se liší podle firmy, typicky ale jde o tyto položky:

• Přivítání na letišti a transfery. Řidič s cedulkou se jménem v příletové hale, osobní auta, minivany, mikrobusy i autobusy.
• Ubytování. Výběr hotelu podle programu a rozpočtu, u skupin blok pokojů a rooming list.
• Doprava během pobytu. Auto s řidičem na celý den, autobus na výlet, odvoz z večeře.
• Průvodci. Průvodci s licencí pro prohlídky Prahy i výlety, u větších skupin několik průvodců najednou.
• Restaurace a skupinová menu. Rezervace stolů, salonků a pevných menu včetně diet a alergií.
• Vstupenky a program. Koncerty, opera, sportovní utkání a časované vstupy na památky.
• Výlety mimo Prahu. Kutná Hora, Karlštejn, Český Krumlov, Karlovy Vary a další místa.
• Koordinace na místě. Jeden kontakt, který řeší změny a nečekané situace.

Pro koho pracuje

Tradičním klientem incomingové agentury je zahraniční cestovní kancelář nebo touroperátor. Ten prodává cestu svým zákazníkům doma a agentura v Praze pro něj zajišťuje služby na místě. Zadání ale často přicházejí i přímo z Česka:

• Firmy, které hostí zahraniční partnery, zákazníky nebo kolegy z mateřské společnosti.
• Vysoké školy, výzkumné instituce a úřady, které přijímají delegace a odborné návštěvy.
• Organizátoři konferencí a firemních akcí, kteří potřebují postarat se o účastníky i mimo samotný program.
• Soukromé osoby, které čekají návštěvu rodiny nebo přátel ze zahraničí a chtějí pro ně připravit pohodlný program.

Pro české hostitele má spolupráce jednu velkou výhodu. Vy se věnujete obsahu návštěvy, tedy jednání, prezentacím a lidem, a agentura se postará o logistiku kolem.

Incomingová agentura, DMC a cestovní kancelář

Tyto pojmy se překrývají, a proto se v nich snadno ztratíte.

DMC (destination management company) je v podstatě incomingová agentura se zaměřením na firemní klientelu: incentivní cesty, konference, galavečeře a teambuildingy. V Praze mnoho firem dělá obojí. Více o této roli najdete na stránce DMC pro Prahu.

Cestovní kancelář a cestovní agentura jsou naopak právní kategorie, které vymezuje zákon. Cestovní kancelář potřebuje koncesi a musí být pojištěná pro případ úpadku. Cestovní agentura podniká na základě volné živnosti a prodává jednotlivé služby cestovního ruchu. Incomingová agentura může být právně jedním, nebo druhým. Podrobně to rozebíráme v článku Cestovní kancelář vs. cestovní agentura.

Kdy se vám incomingová agentura vyplatí

Ne každá návštěva potřebuje agenturu. Tyto situace ale obvykle ukazují, že se vyplatí:

• Přijíždí skupina. Deset lidí na různých letech, s různými stravovacími požadavky a jedním společným programem je logistický úkol, ne pár rezervací.
• Program má více částí. Letiště, hotel, jednání, prohlídka, večeře a výlet do Kutné Hory na sebe musí časově navazovat.
• Hosté jsou v Praze poprvé a nemluví česky. Potřebují někoho, kdo je navede, a průvodce, se kterým se domluví.
• Nemáte kapacitu. Kolega, který celý týden obvolává restaurace a dopravce, pak chybí u své práce.
• Chcete jednoho dodavatele a přehled. Místo deseti rezervací u deseti firem máte jednu nabídku, ve které vidíte každou službu zvlášť.
• Záleží na dojmu. U obchodních partnerů a oficiálních delegací se každý zmatek na letišti nebo prázdné místo u stolu počítá.

Jak to může vypadat v praxi

Představte si firmu, která na tři dny čeká osm obchodních partnerů ze tří zemí. Přiletí dvěma lety do dvou různých terminálů, jeden host je vegetarián a vedoucí delegace si přeje vidět Pražský hrad. Agentura zajistí přivítání u obou letů, hotel blízko kanceláře, auto s řidičem na dny jednání, tříhodinovou prohlídku hradu a Starého Města s průvodcem, salonek na společnou večeři s upraveným menu a odvoz na letiště. Firma dostane jeden časový plán a jednu nabídku, ve které vidí každou položku zvlášť, a její lidé se mohou věnovat jednání.

Kdy ji naopak nepotřebujete

Buďme upřímní. Pokud přijíždí jeden kolega na dvoudenní poradu, hotel máte smluvní a z letiště pojede taxíkem nebo trolejbusem, agenturu nepotřebujete. Totéž platí pro interní schůzky, kde se hosté o sebe postarají sami. Agentura dává smysl tam, kde šetří váš čas a snižuje riziko, že se něco pokazí.

Jak spolupráce probíhá

1. Zadání. Pošlete termín, počet hostů, účel návštěvy a představu o programu. Na začátek stačí pár vět.
2. Návrh a nabídka. Agentura připraví návrh programu a písemnou nabídku.
3. Potvrzení. Po vašem schválení zarezervuje všechny služby a písemně je potvrdí.
4. Podklady před příjezdem. Časový plán, místa setkání a údaje o řidičích a průvodcích. U nás je dostanete 24 hodin předem.
5. Péče během pobytu. Jeden kontakt řeší zpožděné lety, změny programu a nečekané situace.
6. Vyúčtování. Podle potvrzené nabídky, se změnami, které jste během příprav odsouhlasili.

Na co se agentury zeptat

• Jaký má právní status, IČO a živnostenské oprávnění?
• Pracuje jen s průvodci, kteří mají Český národní průkaz průvodce? Pro placené provázení v Česku je povinný od roku 2021.
• Potvrzuje každou službu písemně a jaké má storno podmínky?
• Kdo bude během programu vaší kontaktní osobou a jak ji zastihnete i večer?
• Jak zachází s osobními údaji hostů, například se jmény a čísly pasů?

Jak pracujeme my

PraguePrivate je pražská cestovní agentura s týmem, který má více než 20 let zkušeností v cestovním ruchu. Pro hosty ze zahraničí zajišťujeme jednotlivé služby: transfery, hotely, auta s řidičem, průvodce s licencí, restaurace, vstupenky i výlety. Všechno najdete v jedné položkové nabídce a po celou dobu máte jeden kontakt. Jak pracujeme s firmami a partnery, popisujeme na stránce incomingová agentura. Pokud připravujete návštěvu, pošlete nám nezávaznou poptávku.